قالت مصادر في المعارضة السورية، إنّ المسؤول عن الدعوة والتنسيق لمؤتمر سوتشي هو وزارة الدفاع الروسية وليس الرئاسة أو الخارجية، وأشارت إلى أنَّ ضباطاً روس سيُشرفون على نقل السوريين المشاركين في المؤتمر من داخل سورية وخارجها إلى مدينة سوتشي مقر المؤتمر.

ووفق المصادر فإنّ وزارة الدفاع الروسية هي المسؤولة عن الدعوات، واستلم سوريون دعوات أولية لحضور المؤتمر مُذيّلة بتوقيع ضباط روس، ومن المقرّر أن يُنقل هؤلاء بواسطة طائرات عسكرية روسية من سورية إلى سوتشي، وبواسطة طائرات مدنية من عواصم عربية وأوروبية مختلفة إلى مقر المؤتمر بالمنتجع الروسي.
وقالت المصادر أيضاً إنّ القسم الأكبر من المدعوين هم من داخل سورية، وستُرسل طائرات عسكرية إلى دمشق واللاذقية لنقلهم على دفعات في يوم واحد.